< 返回【懶人包】帶你搞懂Evernote作筆記的Why、How、What
這是一篇使用Evernote管理專案的說明文章。
並用我之前以Evernote規劃日本東京6天5夜行程做為案例說明。
閱讀前提醒：
本文的結構比較複雜，試圖用三種不同方式敘述專案的樣貌（範圍有大有小），目的是提供不同的檢視角度，或許退一步更能看到「專案的全貌」。
文章會盡量按照發想專案的線性過程敘述。但從線性跟漏斗起，線性時間會開始互相重疊、穿插，因為這是兩種不同的檢視維度，彼此沒有先後順序之間的關係。先替大家做個心理準備。
文章中的三種專案檢視角度：
- 起源 (發想)：發想專案的兩種開頭 -> 發散 & 聚焦
- 漏斗 (概念)：分類專案屬性 -> 分級筆記等級 -> 管理筆記狀態
- 線性 (執行)：從頭蒐集資料 -> 中間整理資料 -> 最後專案回顧
起源
兩種開頭：發散 & 聚焦
進行發想時（專案，或是任何點子），發散與聚焦是常見的的兩種模式，正好是位在天秤兩端的發想方式，有各自適合使用的情境。
發散
先不管結構、順序或邏輯，只要跟主題有關，腦中想到所有關鍵字全部都寫出來。
聚焦
- 接續發散，將所有關鍵字列出後再逐一檢視，去蕪存菁。
- 第二種是比較輕鬆的情況。先前已有過相似的執行經驗，不過主題不同。這時只要提取舊有經驗(先前筆記)，並針對重點地方進行調整即可。
以東京6天5夜行程案例，就是先不管什麼專案管理，腦中有什麼東西，丟出來就對了。(除非是曾做過的專案，否則所有的專案這時候都是在Brainstorming)
漏斗–專案管理的概念之於Evernote
分類專案屬性
利用所屬筆記本位置、筆記標題、標籤，區分出每則筆記各自擁有的屬性。
這個區分最大的效用並非在當下，而是事後資料一多要回顧時，可以輕鬆地篩選出目標筆記，可說是一種未雨綢繆。
在東京6天5夜行程案例中，即是在生活任務筆記本中新增一則筆記 / 命名標題(時間+旅程名稱) / 加上旅遊相關標籤。
詳細屬性分類說明，請參考：EVERNOTE標籤的設計與使用時機
分級筆記等級
設定好發想內容的屬性(筆記本、筆記標題、標籤)，並且列出各種迸出的想法後，下一步是將發想的內容，分裝到不同容器(筆記)。
不過大家可能沒想過的是：不同容器間的權重其實也不同，可以再進行一次分級，就像漏斗一樣。
在此我是承襲電腦玩物站長的概念：專案 > 任務 > 行動
以東京6天5夜行程案例，即是開始為每個任務建立獨立筆記。
專案：最高層級的思考，猶如一個整體的人
專案筆記是紀錄這個發想(專案)的達成目標、流程整理的筆記。在此有3個作用：
- 所有行動的指南針，可以時不時回到專案筆記本，檢視自己有維持在正道上，或是逐漸偏離最初目的
- 回顧的同時，可能會面臨需要大型調整的交叉口，這時你會感謝過去有好好整理專案筆記的自己。
- 整個專案的總入口。所有想法、預測、行動的匯流處，一想到此專案，第一步不用多想，就是來這則筆記找資料。
以東京6天5夜行程案例，專案的初始目的是：
「想去東京玩，知道東京到底熱不熱？？？」
任務：組成專案的各個重要部位，猶如人體的每個器官
一下子要直接思考6天5夜的行程，偏困難。於是我們可以將整個6天5夜的行程(專案)拆分成各種要處理且範圍比較小的事項(任務)
於是在東京6天5夜行程中，對應到的最簡單架構可分成：
- 想東京到底熱不熱 (專案)
- 行前規劃 (任務)
- 行程安排 (任務)
當然也可以再深入些，解構成這樣：
- 想東京到底熱不熱 (專案)
- 行前規劃 (任務)
- 機票 (任務的任務，下同稱任務)
- 住宿 (任務)
- 交通 (任務)
- 行程安排 (任務)
- Day 1 (任務)
- Day2 (任務)
- … (任務)
- Day 6 (任務)
- 行前規劃 (任務)
行動：最後實際要執行的行為，猶如身上的每一個細胞
承接上述任務部分，以「行前規劃」繼續解構：
- 行前規劃 (任務)
- 機票 (任務)
- 買機票(行動)
- 住宿 (任務)
- 訂房間(行動)
- 交通 (任務)
- 購好票(行動)
- 機票 (任務)
當然，若要拆得更細，可以再多一層任務層：
- 行前規劃 (任務)
- 機票 (任務)
- 上各大OTA比價、等甜甜價(任務)
- 買機票(行動)
- 上各大OTA比價、等甜甜價(任務)
- 住宿 (任務)
- 上各大OTA比價(任務)
- 訂房間(行動)
- 上各大OTA比價(任務)
- 交通 (任務)
- 上KKday、Klook各種找(任務)
- 買好票(行動)
- 上KKday、Klook各種找(任務)
- 機票 (任務)
不過實際在執行的時候，就算不打出來(第三層任務)，腦子通常也會很直覺就出現拆得更細的分類了。
任務跟行動最大的差別在於：行動不能再被拆分，它就是最末端要執行的那件事。實務上，行動時常會被列在任務筆記之中，不一定會有獨立的一則筆記。
這邊一個關鍵是：相同專案，不同的人判斷是任務或行動的標準可能不同。像是有些人可能會認為「行程規劃」的Day1~Day6，可以被歸類成行動，而非任務。
最大的原因是：每個人對於事件的顆粒認知度不同。但顆粒認知度是大是小，那都無妨。一切以執行者(你)做起來順手為第一優先。
(題外話：有趣的一點是，同一個人，隨不同時間點，對同一件事也會產生不同的顆粒認知感)
管理筆記狀態
當下這個(專案、任務、行動)的所屬狀態，並且動態調整。以自己定義好的幾種狀態，隨時管理筆記狀態。
- 狀態：標明專案進度的標籤，像是我就為日常要處理的事件，做了下列分類：
- first，什麼都別管，這個先處理
- on going，正在處理的事
- waiting，已知等待時間的事 / 等待別人回覆的事
- tracking，還需定期追蹤的事 / 等太久想放棄的事
- brewing，重要但不緊急的事，慢慢來比較快
詳細狀態說明請參考：狀態標籤 (動態)
由於東京6天5夜行程已是結束專案。故此以當下寫這篇文章的管理狀態作為範例圖。
另實際使用時，其實我只會貼上「b3.writng」標籤，那是專屬設計給部落格寫作的狀態管理標籤。為方便示意， 在此貼上~1 on.going (即 b3.writing 可想成是 部落格版的 ~1 on.going)
這邊一個重點是：剛開始不要將狀態區分得太細。
否則還在養成階段時，習慣還沒養成，就先將「管理狀態」視為一個麻煩。一次、兩次忘記，最後就會害怕想起，並選擇性地不再管理狀態了…
線性–專案管理的執行之於Evernote
概念終於說完，接下來執行就比較簡單，篇幅會少一些，可以鬆一口氣了～
在Evernote管理專案的線性流程
- 專案管理流程
- 發想(前)
- 建立專案總筆記
- 設定任務筆記(重要里程碑)
- 排序任務筆記，可依時間、環節、需求排序
- 執行(中)
- 建立任務筆記或執行筆記 與總筆記的內部連結
- 依序、或分頭處理各項任務 (視任務有無前置要求、及當前手上資源)
- 事情不一定會那麼順利，所以勢必會常常發現問題，並修改規劃
- 回顧(後)
- 檢視執行結果並轉移筆記 (筆記本 & 管理狀態標籤)
- 發想(前)
下表為專案管裡流程與Evernote對應行為的對照。(標咖啡色字為在案例東京6天5夜行程的對應行為)
| 專案管裡流程 | Evernote中的對應行為 |
| 發想(前) | – |
| 建立專案總筆記 | 建立東京6天5夜行程(在生活任務筆記本、標上初始狀態標籤) |
| 設定任務筆記 | 行前規劃(任務)、行程安排(任務) |
| 排序任務筆記，可依時間、環節、需求排序 | 依喜好調整 |
| 執行(中) | – |
| 建立任務筆記或執行筆記 與總筆記的內部連結 | 串聯專案(6天5夜) / 任務(行前規劃) / 行動(購買機票) 三者，以便互通有無。 |
| 依序、或分頭處理各項任務 (視任務有無前置要求、及當前手上資源) | 依序→可能要先確定機票日期，才能決定住宿(日期) 分頭→同時可找分屬於Day 1 跟 Day 3行程 (別離太遠，都還能串起來) |
| 事情不一定會那麼順利，所以勢必會常常發現問題，並修改規劃 | 考驗這位施主的智慧 |
| 回顧(後) | – |
| 檢視執行結果並轉移筆記 (筆記本 & 管理狀態標籤) | 將東京6天5夜行程(專案筆記)，轉移到生活封存筆記本 & 移除狀態標籤 (或也可以設計一個finish標籤) |
值得注意的事情
- 第一篇任務或行動筆記，上方先做好回總筆記的連結。之後新的筆記都複製這篇就不必每次重做內部連結。
- 不一定每一次發想專案都要這麼累，上述方法只是理想的狀態。(說明書上寫了有五個步驟，我們還不是常常都三個步驟就組完了？)
總結：發想 > 概念 > 執行
- 發想階段：先發散、再聚焦
- 腦中有概念，漏斗：分類專案屬性 -> 分級筆記等級 -> 管理筆記狀態
- 實際動手做，線性：從頭蒐集資料 -> 中間整理資料 -> 最後專案回顧
- 最後：唯有親手執行過，有經驗知道痛點後，才會曉得怎麼調整得更舒適
