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Evernote除了是一款做為第二大腦的筆記軟體外,也很適合用來列工作的待辦清單。
市面上有很多款其他 to-do工具,諸如: Google keep、Todoist…等,在眾多工具中,使用Evernote最大的好處就是:不必一直切換軟體。
使用其他工具列to-do list時,常因為to-do list與自己的資料庫是在不同地方(兩個甚至以上),常常需要在各個軟體間不斷切換。但用Evernote則可省去這個麻煩
因為Evernote作為第二大腦,所有的參考資料都在這裡,只需要關鍵字一搜,再內部連結一下就可以直接更新進度!
Evernote to-do list 範本
以下提供我自製的todo list範本,並會一步步說明有哪些區塊、教學如何使用。
這份範本,分成每週(Weekly)跟每天(Daily)兩種清單:
- 每週(Weekly)會紀錄主要的大任務,
- 每天(Daily)則列比較詳細紀錄的工作事項。
Weekly Schedule
- Sync
Before 上周 week schedule (內部連結)
After 下周week schedule (內部連結)
連結前後一周的week schedule,以便任務轉移
- todo
當週排定要完成的任務
- Daily
當週上班日每天的Daily Schedule (內部連結)
- Wait for this
任何需等待他人要交付給自己的任務,如:
1.預計當週會收到的客戶尾款
2.交出的提案報告,等待主管的審核回覆
如果當周沒有收到對方交付,再轉移該任務至隔週的清單
- 當週得到
選擇性的。
當週工作日結束的心得總結,好的、壞的都可以寫在這裡。
Daily Schedule
- 索引
< 當週week schedule (內部連結)
連結當週week schedule,以便資料轉移
- something happened
凡屬於意料之外的事情:主管、同事或客戶臨時要求的任務。
當任何意外事件產生任務時,先暫時列在something happened,待有空時決定可否排進當天todo 或轉移到當週的 todo
- todo
排定當天要做的事情,由上往下排下。通常會在前一天或當天一早進辦公室時就先排好,或是由當天something happened區塊轉移過來的任務。
- waiting for
任何需等待他人要交付給自己的任務,如:
1.預計今天會收到的客戶尾款
2.今天交出的提案報告,等待主管的審核回覆
如果當天沒有收到對方交付,再轉移該任務至隔天todo list或當週的清單
- Brainstorm
選擇性的。
特別需要發散性思考的事情,比如:發想一個新企劃。因為這類任務通常不會有明確、固定的完成時間,所以特別增加此區塊,與todo區塊區分。
- Inspired
選擇性的。
完成任務過程中產生任何啟發性的想法。
如:
明白原來a任務可以採用b做法會更快、或發現主管採用c決定是因為跟希望d部門維持關係…
當未來想回頭檢視為何會做某些判斷時,就可以透過Inspired區塊來回顧。
使用方式
1. 先做好當週的Weekly Schedule及Daily Schedule(上班族通常是5則)。 (註)
2. 將剛剛做好Daily Schedule的內部連結貼到當週Weekly Schedule的Daily區塊
3. 規劃當週todo,如果有很確定「需要完成日期的任務」,排到當天的Daily Schedule
insert Kyiplay to-do list 使用方式 step 3. 需要完成日期的任務,排到當天的Daily Schedule
4. 每週結束時,檢視todo及wait for 兩個區塊是否有未完成的任務,並轉移到下周Weekly Schedule
註:
tips: 先做好一則設定好連結到當週Weekly Schedule的Daily Schedule,
再複製4次這則筆記更改標題日期。
如此可以省去四次要在每則Daily Schedule貼Weekly Schedule的時間
一起聰明使用Evernote列待辦事項吧!
Evernote列待辦事項的三個好處:
- 省去在不同軟體間切換的時間
- 使用內部連結,直接連結需要資料
- 查閱過去完成的工作,可直接在Evernote中進行